8 conseils pour répondre correctement au téléphone dans votre entreprise

Si vous devez répondre au téléphone dans votre entreprise, n’hésitez pas à mettre en pratique ces conseils que nous vous proposons pour le faire de la meilleure façon

Sans aucun doute, le téléphone est l’un des principaux moyens de communication dont disposent les entreprises pour être en contact avec leurs clients et fournisseurs, malgré le fait que le courrier gagne du terrain. Mais si votre entreprise reçoit encore de nombreux appels téléphoniques, vous devez connaître une série de directives pour répondre au téléphone de la manière la plus correcte.

Si dans l’entreprise pour laquelle vous travaillez, il n’y a pas de règles établies sur la façon de répondre au téléphone, gardez à l’esprit ces conseils que nous vous proposons et vous pourrez sûrement répondre aux appels et les réussir.

1.- Répondez le plus tôt possible

Vous devez toujours essayer de répondre au téléphone avant la troisième sonnerie, car les clients souhaitent toujours que les appels soient traités le plus rapidement possible.

2.- L’importance de la voix

Au téléphone, la seule impression que vos clients auront de vous sera votre voix. Le mieux, c’est que votre voix soit chaleureuse et enthousiaste, en essayant toujours d’être aussi amicale que possible.

3.- Bienvenue

La première étape pour répondre à un appel sur le téléphone de l’entreprise est de répondre par le message d’accueil et de vous identifier auprès du client afin que vous sachiez parfaitement à qui la personne qui appelle l’entreprise parle.

4.- La langue

Quant à la langue à utiliser, il est préférable de l’utiliser même si le client vous fait confiance. N’utilisez jamais de jargon.

5.- Notez tout

Lors de tout appel téléphonique digne de ce nom, vous devez bien prendre les messages et les données précises et s’il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, vous devez toujours demander jusqu’à ce que vous soyez sûr que les informations sont correctes.

6.- Attention aux temps d’attente

Une erreur très courante lors de la réponse à un appel téléphonique dans votre entreprise est de laisser le client dans de longs délais d’attente. Si cela devait arriver, vous devez toujours avoir le consentement du client car si le temps d’attente va être très long, il est préférable de couper et de retourner l’appel.

7.- N’utilisez jamais le haut-parleur

Lorsque vous répondez en mode mains libres ou sur le haut-parleur actif, vous perdez votre concentration sur l’appel et l’appel perd son statut de confidentialité. C’est pourquoi vous ne devez utiliser le haut-parleur que lorsque plusieurs personnes sont nécessaires pour la conversation.

8.- Vérifiez toujours le répondeur

S’il y a un répondeur, il doit être constamment mis à jour. Autrement dit, vous devez informer le répondeur d’un jour de clôture ou de toute autre chose que vous considérez comme importante pour votre entreprise et que vos clients devraient connaître.

 

Article publié le 29/10/20 par Appel téléphonique.com

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